Учёт расходов на УСН
«доходы минус расходы»: как вести правильно

Упрощённая система налогообложения (УСН) с объектом «доходы минус расходы» выгодна тем, что налог уплачивается только с разницы между доходами и подтверждёнными расходами. Но здесь есть важный нюанс: учёт расходов должен вестись строго по правилам Налогового кодекса, иначе налоговая может не признать их и доначислить налог.


Разберёмся, какие расходы можно учитывать и как их правильно оформить.
Какие расходы признаются при УСН «доходы минус расходы»
Перечень расходов закрытый, он указан в статье 346.16 НК РФ. Признать можно только те траты, которые в нём перечислены.

Основные группы расходов:

  • Материальные расходы – сырьё, материалы, комплектующие, упаковка.
  • Расходы на оплату труда – зарплата, отпускные, больничные, страховые взносы.
  • Амортизация – списание стоимости основных средств и нематериальных активов.
  • Аренда и коммунальные платежи – аренда офиса, склада, оплата электроэнергии, воды.
  • Расходы на услуги сторонних организаций – бухгалтерские, юридические, маркетинговые услуги.
  • Проценты по кредитам (но не по займам от физических лиц, если они не предприниматели).
  • Расходы на рекламу и продвижение – в пределах норм, установленных НК.
  • Госпошлины, банковские комиссии и некоторые другие обязательные платежи.

Если расход не указан в НК, учесть его нельзя, даже если он связан с бизнесом. Например, расходы на корпоративы или добровольные подарки клиентам не учитываются.
Условия признания расходов
Чтобы налоговая инспекция приняла расход, должны выполняться три условия одновременно:
1. Расход включён в перечень НК РФ.
2. Есть документы, подтверждающие расходы. Это могут быть договор, акт, счёт-фактура, чек ККТ, платёжное поручение.
3. Расход фактически оплачен. При УСН расходы признаются кассовым методом – только после оплаты (даже если товар уже получен).

Пример:
• Вы купили материалы 10 июня, но оплатили 25 июня.
• Расход можно учесть 25 июня, после оплаты.

Как вести учёт расходов
Все доходы и расходы фиксируются в Книге учёта доходов и расходов (КУДиР).

Что нужно сделать:
1. Внести запись о полученном товаре или услуге.
2. Приложить подтверждающие документы.
3. Отразить дату оплаты.
4. Рассчитать разницу «доходы – расходы» за квартал, полугодие, 9 месяцев и год.

КУДиР можно вести в бумажном или электронном виде. При проверке налоговая имеет право запросить её вместе с первичными документами.
Распространённые ошибки
  • Учитывают расходы без документов. Например, заплатили наличными и не взяли чек – такой расход налоговая не примет.
  • Включают не предусмотренные НК траты. Например, покупку подарков клиентам, добровольное страхование.
  • Учитывают расходы раньше оплаты. При УСН действует кассовый метод, и нельзя списать долг перед поставщиком, пока он не оплачен.
  • Неправильно ведут КУДиР. Ошибки в датах и суммах могут привести к штрафам.
Как оптимизировать налог
• Собирайте все подтверждающие документы. Чем больше расходов, тем меньше налог.
• Планируйте крупные платежи. Например, оплату аренды или услуг можно сделать в декабре, чтобы снизить налог за год.
• Используйте услуги профессионального бухгалтера. Ошибки в учёте обходятся дороже, чем его услуги.


Итог

УСН «доходы минус расходы» выгодна, если бизнес несёт значительные расходы, но требует строгого соблюдения правил учёта.

Чтобы избежать доначислений и споров с налоговой:
  1. подтверждайте каждый расход документами,
  2. отражайте расходы в КУДиР только после оплаты,
  3. проверяйте, входит ли трата в перечень НК РФ.

Если хотите сэкономить время и снизить риски, лучше доверить учёт профессионалам.